El secreto de los equipos comerciales: un buen gestor documental
En un mundo con tantas prisas como hoy en día, uno de los factores más importantes en toda empresa es el de aprovechar bien el tiempo, y esto significa aprovechar a todos los niveles, también cuando hablamos de documentación.
Enviamos muchos correos al día (algunos quizás demasiados) y, precisamente por este motivo, compartir documentación por correo electrónico con nuestro equipo no es práctico, y mucho menos seguro.
IBM afirmó el año pasado que cada día se envían en todo el mundo 294 mil millones de correos electrónicos, y estamos seguros de que muchos de ellos son correos internos dentro de la misma empresa para compartir información y documentos. Sea como sea, estamos de acuerdo en que cada día es más complicado manejar el gran número de correos que recibimos y muchas veces no tenemos tiempo ni de abrirlos todos.
Pero, claro, el ritmo de trabajo de las empresas y las exigencias de movilidad de muchos trabajos -especialmente negocios con fuerza de ventas- nos obligan a compartir y gestionar constantemente documentación, y esto requiere una solución.
Actualmente existen soluciones móviles en Cloud que permiten compartir todo tipo de información -desde Dropbox, SugarSync, Google Drive, etc-. Sin embargo, estas herramientas no se adecuan a las necesidades de las empresas porque compartir documentación no es lo mismo que manejar el control de los documentos.
¿Cuántas veces nos ha pasado que el contenido de un documento es modificado (o borrado) accidentalmente y no sabemos quién lo ha hecho ni cómo poder recuperar la información perdida? Esto a menudo ocurre porque todos los trabajadores pueden ver y editar todos los documentos dentro la herramienta que se está usando.
Y, ¿Cómo mejoramos esto?
Precisamente para dar salida a estas necesidades nació urCollection, el gestor documental especializado para la fuerza de ventas. urCollection es una app que permite compartir información y estar siempre actualizado, pero sobre todo tener una distribución controlada y segura de los documentos empresariales.
Este control es gracias a que se pueden decidir los permisos de los documentos por grupos de usuarios. Es decir, los responsables de la empresa configurarán y decidirán qué acciones podrán llevar a cabo un grupo de trabajadores con los documentos: Visualizarlos, enviarlos, imprimirlos o abrirlos externamente desde otras aplicaciones del dispositivo.
Como no podía ser de otro modo, una de las cosas que más nos preocupaba desde app2U era la movilidad. Todos pasamos horas trabajando fuera de la oficina (en el tren, en la oficina de un cliente, etc.) y de esta inquietud, surgió una de las características de urCollection: la posibilidad de trabajar desde cualquier lugar, en cualquier momento y además offline.
Las empresas han experimentado con urCollection tener una mejor gestión de los contenidos, los trabajadores siempre actualizados, evitar la destrucción de documentos, reducir el papeleo y potenciar el discurso comercial de la fuerza de ventas.
El mundo empresarial está evolucionando y cada vez más los negocios incorporan apps para empresas que hacen de apoyo y de ayuda comercial durante el proceso de venta.
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