De la lentitud a l’agilitat: quan el software a mida transforma els processos interns de la teva empresa

Fa poc ens va arribar un cas que, de fet, és força habitual. Una empresa consolidada, amb ERP i CRM implantats, però que encara patina quan algú necessita alguna dada important com ara l’estoc disponible de certs productes. El procés depèn de fulls d’Excel on tenen accés varies persones a on fan filtres manuals i, la comunicació és per correu electrònic que fa que costi seguir les incidències i les notificacions importants. Allò que hauria de resoldre’s amb un sol clic acaba exigint massa temps i reunions només per entendre on s’encallen les coses.

El resultat? Processos lents que treuen agilitat a tot el negoci.

Quan les solucions genèriques d’escriptori o el SaaS estàndard no encaixen amb el teu flux de negoci, l’empresa acaba cosint pedaços: macros a Excel, scripts puntuals o connectors que no parlen entre ells.

Cada tros resol un problema concret, però potser n’obre dos de nous: dependència de persones que coneixen el “truc” i manca de visibilitat global per decidir ràpid.

És com tenir un cotxe esportiu amb les rodes desinflades; el motor hi és, però no avances al ritme que la cursa (mercat) exigeix.

En aquest article veurem com el software a mida pot inflar aquestes rodes i treure tot el rendiment del vehicle. No parlarem de promeses teòriques, sinó de projectes reals que han eliminat hores de feina manual, han reduït errors i han alliberat equips per centrar‐se en tasques que aporten més valor.

El repte actual: processos lents, costos amagats i frustració diària

Com dèiem, sovint ens trobem amb empreses que ens consulten per millorar els seus procesos. El seu dia a dia va fent via amb cert descontrol assumit i durant un temps, això es tolera perquè tot acaba sortint, amb esforç, però surt. Fins que un dia passa alguna cosa que ho desmunta tot.

Els detonants poden adoptar formes ben diferents: la marxa sobtada de la persona que dominava l’Excel mestre, una incidència de qualitat que obliga a refacturar comandes, una auditoria sorpresa que demana l’origen de cada dada, el final de vida d’un mòdul d’un proveïdor o un canvi regulatori que exigeix més control documental. Aquests són només alguns exemples —la llista és gairebé infinita—, però tots comparteixen un punt en comú: fan visible que els fluxos interns depenen massa de passos manuals i de coneixements diversos, i obliguen la direcció a plantejar-se el canvi.

Aquesta situació té un cost que sovint no surt als comptes de resultats, però pot acabar frenant el creixement de l’empresa:

• Hores improductives buscant o quadrant dades que ja haurien d’estar consolidades.
• Errors manuals que obliguen a repetir tasques i generen desconfiança en les dades.
• Decisions lentes perquè els KPIs no arriben a temps o arriben amb matisos.

Quan això passa, la resposta habitual és afegir capes: un altre connector, una nova macro, un procés paral·lel “provisional”. Cada capa dóna una treva, però sovint és un aparcament d’incidències. Al final, el sistema és tan fràgil que qualsevol canvi sobtat o nova necessitat provoca un coll d’ampolla inesperat.

El més preocupant és que aquest cost real sovint passa desapercebut. És fàcil saber el preu d’una llicència SaaS; és més difícil posar número a les hores que un equip destina a repicar dades o a validar informes. Però aquest cost s’acumula: retarda projectes, redueix marges i, sobretot, treu energia als professionals que haurien d’estar pensant en el següent pas estratègic, no pas comprovant dades d’Excel.

Dit ras i curt: quan els processos interns fan soroll, l’empresa frena. Segur que t’hi has vist en algun moment —a totes les organitzacions, també a la nostra, ens ha passat—. Mentrestant, la competència avança amb circuits més nets i automatitzats, i l’espai per reaccionar es fa petit. El repte ja no és només «anar més ràpid», sinó recuperar control, visibilitat i confiança en les dades per decidir sense temor d’equivocar-se en allò que es podia haver evitat.

El software a mida: la palanca cap a l’eficiència

Tant si es tracta de digitalitzar un procés encara analògic com de substituir una eina estàndard per una a mida, l’actuació ha de ser molt enfocada a reforçar exactament on hi ha la fricció, sense desmuntar l’estructura existent ni començar de zero.

El resultat és un moviment natural, robust, sostenible i preparat per qualsevol pas que vingui després.

Què entenem per “a mida” (sense tecnicismes)

Imagina un vestit cosit per a tu que t’acompanya a cada pas i et permet moure’t lliurement però amb una particularitat que no té cap altre: amb el temps, les costures s’ajusten i el teixit s’allarga per mantenir intacta la comoditat en el teu creixement. Òbviament, un vestit així no existeix —encara—; és una metàfora que il·lustra com el software a mida s’adapta al ritme diari de l’equip i creix amb l’empresa sense arribar a estrènyer ni quedar curt.

No és una llicència genèrica a la que t’has d’adaptar, sinó un motor que neix alineat amb la manera concreta com desenvolupes les teves tasques, amb espai per avançar al mateix ritme que el teu negoci.

Com respon als desafiaments que hem vist

Automatització intel·ligent
Tasques repetitives —validar dades, generar albarans, enviar notificacions— passen a pilot automàtic. El temps que abans es consumia “donant d’alta” i “revisant” queda alliberat per atendre incidències reals i desenvolupar nous productes.

Millora de procesos
Abans de picar codi, s’ha d’analitzar el procés, descartem passos innecessaris i reordenem la resta perquè la dada viatgi un cop, no tres.

Integració perfecta
ERP, CRM, plataforma d’e-commerce… Sovint, no es tracta de substituir tot el que ja funciona, sinó d’unir-ho. Les API i els webhooks converteixen els antics “tres sistemes i un Excel” en una connexió única, on la dada viatja sense haver-la de reescriure.

Visibilitat i control
La informació important —nivell d’estoc, estat d’una comanda, temps de cicle— es mostra en temps real en panells senzills. No cal esperar al tancament de setmana per prendre decisions ni carregar l’equip amb informes manuals.

Beneficis per al lideratge
Quan la feina deixa de dependre de trucs particulars, delegar és més fàcil: qualsevol nou membre troba el procés documentat dins l’eina. A més, l’arquitectura escalable assegura que, si demà creixes en plantilla o en mercat, el sistema no quedarà petit; només s’afegiran recursos, no complexitat.

Casos reals: quan els processos es transformen de veritat

Parlar d’agilitat, eficiència o automatització pot semblar abstracte fins que ho veus aplicat en situacions reals. Aquí compartim exemples concrets de projectes on el desenvolupament a mida ha marcat una diferència clara en el funcionament intern de l’empresa. No són grans transformacions de manual, sinó solucions ben enfocades a problemes molt concrets —i habituals.

Casas – Control logístic i gestió d’estoc per a una xarxa de botigues pròpia
Casas, una empresa del sector del calçat amb més de 60 punts de venda, tenia un sistema logístic fragmentat i força dependència de processos manuals. Vam desenvolupar un conjunt d’aplicacions a mida per cobrir dues necessitats: la gestió d’estoc en botiga i la gestió centralitzada de comandes i traspassos des de magatzem. Això els ha permès passar d’una gestió lenta i amb errors a un sistema digital integrat on cada moviment queda registrat i sincronitzat en temps real amb el seu ERP. El canvi no només ha reduït errors, sinó que ha fet escalable la logística en un context de creixement.

Lundbeck – Automatització del control de despeses integrat amb CRM
La filial espanyola de Lundbeck, farmacèutica internacional, gestionava manualment les despeses de viatge a través d’un sistema paral·lel al CRM. El procés implicava molt de temps administratiu, risc d’errors i poca traçabilitat. La solució que vam desenvolupar recull automàticament les dades de la plataforma de viatges), les vincula amb els projectes i comptes del CRM, i permet validar les despeses de forma ràpida i conforme a les polítiques internes. Això va reduir significativament el temps dedicat a gestió, va millorar la traçabilitat i va eliminar duplicitats.

Maqcenter – Digitalització del SAT amb una app per a tècnics
Maqcenter necessitava millorar el control de les ordres de servei tècnic en un entorn molt dispers. Fins aleshores, els tècnics comunicaven hores, peces utilitzades i estat de les intervencions via telèfon o correu, sovint dies després. L’aplicació a mida que utilitzen ara des d’un iPad permet registrar-ho tot in situ i en temps real: hores, materials, firmes de client, comentaris… El cap de servei pot fer seguiment des del primer minut, i l’empresa ha guanyat en eficiència, transparència i capacitat de resposta.

YKK – Optimització de processos interns més enllà del seu ERP
YKK España, fabricant líder de cremalleres i sistemes de tancament, volia digitalitzar processos que el seu ERP ja no podia cobrir amb agilitat. El que abans es resolia amb correus i circuits manuals, ara es gestiona amb aplicacions específiques que automatitzen i documenten els passos. L’objectiu no era substituir l’ERP, sinó completar-lo amb eines que reflectissin millor el funcionament real dels equips. El canvi ha eliminat colls d’ampolla i ha millorat el temps de resposta entre departaments.

Tots aquests casos, com en tots els que hem participat, tenen una cosa en comú: no es van fer amb grans promeses ni amb enfocaments genèrics. Es van abordar amb claredat de problema, una solució ben dissenyada i la intenció de reduir fricció, errors i temps mort. Quan això passa, els resultats no són sorollosos, però es noten cada dia.

Més enllà de la implementació: un soci a llarg termini

Un projecte de software no s’acaba quan llances la primera versió; aquella és, de fet, la sortida. A partir d’aquí és quan de debò es posa a prova si el codi s’ajusta al negoci i si el partner tecnològic està disposat a caminar al teu costat. Perquè aquesta relació funcioni de debò, hi ha cinc eixos que marquen la diferència —i tots tenen impacte directe en la vida diària de l’equip.

Ritme i visibilitat des del primer dia
Es desenvolupa per fases curtes i validades: cada iteració entrega una millora que es pot provar, el que permet decidir el següent pas amb seguretat, no amb intuïcions. Així evitem sorpreses de darrera hora i garantim que l’eina creixi alineada amb la direcció que marca l’empresa.

Implicació interna justa
No cal mobilitzar mig departament: amb una persona referent que conegui el procés i pugui validar entregues, en principi n’hi ha prou, tot i que segons el cas potser han d’intervenir més membres de l’equip. El proveïdor ha d’absorbir la complexitat i lliurar un producte que encaixi; l’equip intern manté el focus en la seva feina, no en fer de pont tècnic.

Escalabilitat real, no eslògans
Quan el negoci creix —més usuaris, més mercats, més dades— no vols reescriure res. Per això l’arquitectura s’ha de pensar perquè admeti nous mòduls i més càrrega. Ho hem viscut en projectes que van començar com un pilot i ara donen servei a centenars de persones de forma contínua.

Suport i evolució contínua
El codi no és una peça decorativa; rep canvis legals, nous requeriments i adapta tasques que no existien el dia zero. Un pla de manteniment clar garanteix que l’aplicació segueixi segura i alineada amb la realitat del dia a dia. Tant si és un patch (actualització d’urgència) com una nova funcionalitat, el temps de resposta ha de ser contractual, no opcional.

Propietat i independència
El codi és teu, complet i documentat. Si demà decideixes treballar amb un altre proveïdor, no hi ha portes tancades ni dependències ocultes. Aquesta claredat dona tranquil·litat i evita que la solució es converteixi en una càrrega futura.

El valor d’un soci

Al final, un bon proveïdor ha de ser un partner que combina visió de negoci i ofici tècnic: entén per què un procés pot ser crític o no, sap traduir-lo a codi i, sobretot, està disponible quan apareix el següent repte. És això el que converteix una implementació puntual en una palanca que segueix impulsant l’empresa a mesura que creix i el mercat es mou.

El moment d’alçar la mà

Ara ja has vist on es perd el temps, on apareixen els errors i com els “parxes” només compren un respir curt. També has comprovat que un desenvolupament a mida pot:

• Eliminar passos manuals sense desmuntar res que ja funcioni,
• Integrar els sistemes que avui van cadascun pel seu compte,
• I créixer quan el negoci ho exigeixi, sense que suposi un drama.

Això no va d’“implantar tecnologia perquè toca”, sinó de recuperar hores, marge i tranquil·litat. O continues pagant el peatge dels processos lents —i confies que no arribi el pròxim imprevist— o converteixes el software en una palanca real. La decisió és tan directa com això.

Si t’has reconegut en algun dels símptomes que hem descrit i vols deixar de dedicar més energia a lluitar contra el sistema que a fer créixer el negoci, parla’ns.

Deixa de pedalar amb el fre posat, ja saps on som.