El secret dels equips comercials: un bon gestor documental

En un món amb tantes presses com avui dia, un dels factors més importants en tota empresa és el d’aprofitar bé el temps, i això vol dir aprofitar-lo a tots els nivells, també quan parlem de documentació.

Enviem molts correus al dia (alguns potser masses) i, precisament per aquest motiu, compartir documentació per correu electrònic amb el nostre equip no és pràctic, i molt menys segur.

IBM va afirmar l’any passat que cada dia s’envien arreu del món 294 mil millons de correus electrònics, i estem segurs que molts d’ells són correus interns dins la mateixa empresa per compartir informació i documents. Sigui com sigui, estem d’acord que cada dia és més complicat gestionar el gran número de correus que rebem i moltes vegades no tenim temps ni d’obrir-los tots.

Però, és clar, el ritme de treball de les empreses i les exigències de mobilitat de moltes feines -especialment negocis amb força de vendes- ens obliguen a compartir i gestionar constantment documentació, i això requereix una solució.

Actualment existeixen solucions mòbils al Cloud que permeten compartir tot tipus d’informació -des de Dropbox, SugarSync, Google Drive, etc-. Tot i això, aquestes eines no s’adeqüen a les necessitats de les empreses perquè compartir documentació no és el mateix que gestionar el control dels documents.

Quantes vegades ens ha passat que el contingut d’un document és modificat (o esborrat) accidentalment i no sabem qui ho ha fet ni com poder recuperar la informació perduda? Això sovint passa perquè tots els treballadors poden veure i editar tots els documents de dins l’eina que fan servir.

I, Com millorem això?

Precisament per donar sortida a aquestes necessitats va néixer urCollectionel gestor documental especialitzat per la força de vendesurCollection és una app per iPad que permet compartir informació i estar sempre actualitzat, però sobretot tenir una distribució controlada i segura dels documents empresarials.

Aquest control és gràcies a què es poden decidir els permisos dels documents per grups d’usuaris. És a dir, els responsables de l’empresa configuraran i decidiran quines accions podran fer un grup de treballadors amb els documents: Visualitzar-los, enviar-los, imprimir-los o obrir-los externament des d’altres aplicacions del dispositiu.

Com no podia ser d’una altra manera, una de les coses que més ens preocupava des d’app2U era la mobilitat. Tots passem hores treballant fora l’oficina (al tren, a l’oficina d’un client, etc.) i d’aquesta inquietud, va sorgir una de les característiques de urCollection: la possibilitat de treballar des de qualsevol lloc, en qualsevol moment i a més offline. 

Les empreses han experimentat amb urCollection tenir una millor gestió dels continguts, als treballadors sempre actualitzats, evitar la destrucció de documents, reduir la paperassa i potenciar el discurs comercial de la força de vendes.

El món empresarial està evolucionant i cada vegada més els negocis incorporen solucions mòbils que fan de suport i d’ajut comercial durant el procés de venda.

Prova urCollection gratis durant 30 dies.